Qué es la gestión documental

Un sistema de gestión documental es un conjunto de hardware, software y procedimientos que permite realizar de forma eficiente la adquisición, indexación, almacenamiento y recuperación de documentos en muy diferentes formatos físicos y digitales.

Pero retrocedamos unos años en el tiempo, hasta las décadas de los 80 y los 90, para encontrar que ya entonces la conciencia de estos problemas había empujado a fabricantes de hardware y desarrolladores de software a plantear soluciones.

El abaratamiento de los dispositivos necesarios (ordenador personal, escáner, dispositivos de almacenamiento) y la proliferación de software de bases de datos y de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) habían abierto la posibilidad de crear soluciones capaces de abordar la adquisición, indexación, almacenamiento y búsqueda de información para los entornos corporativos.

Naturalmente sólo unas pocas empresas podían en aquel entonces abordar proyectos integrales para la gestión de grandes volúmenes de información. Las pequeñas y medianas empresas por un lado no disponían del presupuesto necesario, y por otro tampoco gestionaban un volumen de documentos que justificara una inversión semejante.

La popularización de Internet, los avances tanto en hardware como en software y la transición a una economía de la información plantearon durante los primeros años del siglo un escenario muy diferente, en el que no sólo las pequeñas y medianas empresas ya sí tenían la necesidad de manejar grandes volúmenes de información, sino que hardware y software habían alcanzado grados de sofisticación y eficiencia que podían dar respuestas a esas necesidades de forma económicamente viable.

Y con el tiempo esas mismas necesidades se hicieron a su vez más sofisticadas, debiendo incorporar aspectos más avanzados como el control de versiones, la seguridad, los flujos de trabajo o el trabajo colaborativo sobre los propios documentos.

Eventualmente el desarrollo en la última década de sistemas en la nube ha llegado a hacer prácticamente obsoleta la necesidad de contar con hardware especializado y de instalar, configurar, mantener y actualizar un software de gestión documental. Hoy en día la mayor parte de las soluciones de gestión documental ofrecen al menos una versión software como servicio (SaaS) que hace más fácil y económico que una pyme pueda incorporarse al trabajo digital. Estas soluciones permiten además que el archivo documental de la empresa sea accesible 7×24, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, y siempre de acuerdo a los requisitos legales y de seguridad.