Menú. Tareas

TAREAS

Despliega en un marco nuevo, la lista de tareas de cualquier tipo que han sido generadas en la aplicación por cualquiera de los usuarios con permisos para ello.

Se permite la visualización de los KPI's preconfigurados para este apartado. Los KPI's mostrados, indican el número de tareas encada una de los tipos que esta conformadas en la aplicación, como son "tareas vencidas", "tareas pendientes", "no iniciadas" y "pendientes de aprobar".

Las tareas ya establecidas y guardadas, denominadas "Tareas de Aprobación", pueden ser localizadas, en combinación con los filtros predefinidos de tiempo, "Hoy", "Última Semana" y "Último mes".

Las tareas ya establecidas y guardadas, pueden ser localizadas, bien con los filtros predefinidos de tiempo, junto con las búsquedas simples en el recuadro habilitado para ello, así como filtros que están asociados a la búsqueda más avanzada, usando otras combinaciones con otras propiedades de las tareas, como son prioridad o estado.

En la parte derecha de la ventana, aparece el botón "+ crear" y también un desplegable con la opción "+ crear tarea de aprobación".

"Crear tarea" generará una tarea sobre un documento elegido desde "seleccionar documento" ya subido en la aplicación,

Desplegará un nuevo menú emergente, con la posibilidad de añadir en "asunto" texto libre, en el "para", añadir usuarios o grupos, "inicio" y "fin" para marcar las fechas delimitadoras, "estado" con sus diferentes opciones definidas y "prioridad" (baja, normal y alta).

"Crear tarea de aprobación" generará una tarea específica de aprobación para destinada a un usuario en concreto, sobre un documento elegido desde "seleccionar documento" ya subido en la aplicación, o bien usando la búsqueda de términos contenidos en el documento, tanto en metadatos como en el contenido del mismo, y además se puede usar filtros añadidos, como la colección y/o periodos de tiempo predefinidos ("hoy", "última semana", "último mes"). Se podrán visualizar los resultados en modo cuadrícula o en modo lista () así como elegir las líneas de resultados a visualizar en cada tabla y navegar hacia adelante o hacia atrás.

Una vez que se ha realizado las búsquedas, tanto simples como avanzadas, o simplemente se muestran todas las tareas establecidas, se pueden visualizar los resultados de maneras diferentes utilizando las diferentes opciones de ordenación y visualización. El usuario puede ordenar de manera ascendente o descendente,

fijar las que necesite a derecha o a izquierda,

usar filtros preconfigurados o añadir otros, en base a las columnas predefinidas en la aplicación,

y ocultar o gestionar que columnas se van a visualizar.

Estas configuraciones no permanecen guardadas y solo son aplicables mientras el usuario se encuentre en la ventana que muestra la lista de tareas.

Cada tarea aparecerá por defecto en una línea, con su nombre de "tarea", "documento" (documento afectado por la tarea), "estado" (en el que se encuentra la tarea), "prioridad" (asignada a la tarea), "usuario" (afectado por la tarea), "vencimiento" (fecha de fin límite de la tarea) y "acciones".

En la columna acciones que se van a ejecutar o a producir sobre los documentos ya subidos, se dispone de los accesos rápidos "abrir" y "editar", y a través del icono "...", se va a desplegar un menú, con funciones añadidas, como "abrir", "editar", "cancelar", "bloquear", "terminar" y "eliminar".

En la parte inferior derecha de la tabla, se puede seleccionar el número de filas a visualizar, entre 10, 15 y 25, y las flechas de navegación para desplazarse entre los resultados.

"Crear tarea de aprobación"

"Crear tarea de aprobación" va permitir crear directamente un nuevo tarea de aprobación, aplicada a un documento pulsando "Seleccionar documento". Igualmente con el desplegable de la casilla "Para" se podrá seleccionar un usuario o grupo de los ya existentes. Se elegirá también una "Fecha de fin" para la tarea, e igualmente se puede seleccionar un tipo de"Prioridad", con las diferentes opciones que se ofrecen.

"Para". Se podrá seleccionar desde el buscado un usuario o grupo de los ya existentes, utilizado la búsqueda, y con solo introducir tres caracteres, y localizará las coincidencias pertinentes. Por defecto, siempre va a mostrar los tres primeros valores de las lista tanto de usuarios como de grupos, pero las búsquedas se realizarán en la totalidad de las listas ya establecidas.

Al pulsar en "+ Nueva tarea", también se va a posibilitar activar notificaciones o desactivarlas respecto a esa tarea. Las opciones son de "Aviso de creación" (notifica al destinatario de la tarea que se le ha asignado una), "Aviso de inicio de tareas" (manda una alerta al destinatario de la tarea del día en que comenzará la tarea) y "Aviso de tarea completada" (emite una alerta para el creador de la tarea, una vez que esta ha sido completada).

"Crear tarea de subida de documentos"

"Crear tarea de subida de documentos" va permitir crear directamente un nueva tarea de subida de documentos, completando la casilla de "Asunto" mediante texto libre. Igualmente con el desplegable de la casilla "Para" se podrá seleccionar un usuario o grupo de los ya existentes. Es obligatorio marcar una "Colección" de las existentes en la lista desplegable que se muestra, pudiendo realizar scroll para ver la totalidad. Se elegirá también una "Fecha de fin" para la tarea, e igualmente se puede seleccionar un tipo de"Prioridad", con las diferentes opciones que se ofrecen.

"Para". Se podrá seleccionar desde el buscador un usuario o grupo de los ya existentes, utilizado la búsqueda, y con solo introducir tres caracteres, y localizará las coincidencias pertinentes. Por defecto, siempre va a mostrar los tres primeros valores de las lista tanto de usuarios como de grupos, pero las búsquedas se realizarán en la totalidad de las listas ya establecidas.

"Colección". Se podrá seleccionar desde el despegable una de las colecciones de las ya creadas en el sistema.