Conceptos básicos
Estos son los términos que se utilizan a lo largo de la guía, con un ejemplo de facturas:
| Concepto | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Documento | Un documento gestionado, junto con su información y su historial. | Una factura concreta. |
| Propiedad | Un dato del documento: una fecha, un número, un importe, un nombre. | Número de factura, proveedor, importe total. |
| Colección | Un conjunto de documentos del mismo tipo, con características y propiedades comunes. | Facturas, contratos, documentación de RRHH. |
| Inbox | Punto de entrada que recibe los documentos y los pasa al proceso de registro. | El Inbox de facturas. |
| Flujo de trabajo | Proceso que se pone en marcha cuando ocurre algo, por ejemplo cuando se registra un documento, y ejecuta una serie de pasos. | Aprobación de facturas según su importe. |
| Tarea | Trabajo que debe hacer una persona: completar algo, aprobar o subir un documento. | Aprobar una factura. |
Las colecciones
Una colección organiza los documentos según qué son: todas las facturas van a la colección Facturas y todos los contratos a la colección Contratos. Cada colección define:
- Sus propiedades: qué datos tiene cada documento. Las facturas tienen número, fecha, proveedor, impuestos y total; un contrato tiene otras.
- Cómo se comporta cada propiedad: si es obligatoria, si se puede editar, si es visible y si tiene un valor por defecto.
- Cómo se nombran los documentos: unas reglas propias generan un nombre estructurado a partir de las propiedades, conservando el nombre original del archivo.
- Quién puede hacer qué: los permisos de operación se asignan por colección.
En Waidok Essential las colecciones vienen ya configuradas para cada caso de uso, con sus propiedades y permisos.
Las propiedades, el lenguaje común
Las propiedades no sirven solo para buscar. También se usan para generar el nombre del documento, para construir el árbol de clasificación (por ejemplo, Facturas › Proveedor › Año), para decidir quién puede ver cada documento y para que los flujos tomen decisiones, como comparar el importe con los límites de aprobación.
La versión completa de WaiDok permite además agrupar documentos en Records, por ejemplo todos los documentos de un empleado o de un proyecto. Waidok Essential no utiliza Records.
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