Guía de usuarios Waidok Essential
Guía de uso de Waidok Essential y Essential+: conceptos de gestión documental, funcionamiento de la interfaz y flujos predefinidos.
01. Conceptos y definiciones
Beneficios de la gestión documental, conceptos básicos y ciclo de vida del documento.
Beneficios de la gestión documental
Beneficio Cómo se consigue Menos tiempo buscando Cada documento se clasifica en su colección, rec...
Conceptos básicos
Concepto Qué es Ejemplo Documento Unidad de información individual gestionada por el sistema: el ...
Ciclo de vida del documento
Desde que un documento llega a la organización hasta que se archiva, pasa por estas etapas. El ej...
02. Uso funcional de Waidok Essential
Cómo funcionan Waidok Essential y Essential+: el Dashboard, los menús, los documentos, las tareas...
Tablero inicial o Dashboard
El Dashboard da una visión general del estado de los documentos y de las tareas del usuario. Es l...
Dashboard. Marco y barra de búsquedas
El marco y la barra de búsqueda están siempre presentes en la franja superior de la pantalla, sea...
Dashboard. +Nuevo
El botón + Nuevo (+ New) sirve para dar de alta documentos: al pulsarlo se abre la ventana Subir ...
Dashboard. KPI
Los KPI muestran de un vistazo cuántos documentos y tareas hay en cada estado. Al pulsar sobre cu...
Dashboard. Enlaces
El bloque Enlaces (Links) reúne accesos directos a las secciones más utilizadas, como el Explorad...
Dashboard. Recientes
El bloque Recientes (Recents) muestra los últimos elementos con los que ha trabajado el usuario. ...
Dashboard. Listas múltiples
El bloque Listas múltiples (Multiple Lists) agrupa en pestañas los documentos recientes (Recent d...
Dashboard. Personalización del tablero
Junto al botón + Nuevo (+ New) hay dos controles para adaptar el tablero: Añadir widgets (icono d...
Menú lateral de navegación
A la izquierda de la pantalla está el menú de navegación, con sus opciones agrupadas por seccione...
Menú. Bandeja de entrada
La bandeja de entrada (Inbox) es el punto de entrada de los documentos en Waidok Essential. Aquí ...
Menú. Explorador de documentos
El Explorador de documentos (Document Explorer) se divide en dos zonas. Árbol de clasificación. A...
Documentos. Alta en la herramienta
Los documentos se suben desde la ventana Subir documentos (Upload documents), que se abre con el ...
Documentos. Visor de documentos
Al hacer clic sobre un documento en el explorador (y también desde la bandeja de entrada o los li...
Menú. Tareas
La pantalla Tareas (Tasks) reúne las tareas del usuario. Se accede desde el menú lateral, desde e...
Tareas. Crear una tarea
La tarea general sirve para encargar un trabajo a una persona. Cuando lo termina, queda registrad...
Tareas. Tarea de aprobación
La tarea de aprobación pide a una persona que apruebe o rechace un documento. Los flujos predefin...
Tareas. Tarea de subida de documento
Sirve para pedir a otra persona un documento que todavía no está en Waidok. Se abre desde + Nuevo...
Tareas. Notificaciones
Los tres tipos de tarea incluyen la pestaña Notificaciones (Notifications), donde se eligen los a...
Flujos predefinidos
Un flujo de trabajo es un proceso que se pone en marcha cuando ocurre algo, por ejemplo cuando se...
Flujos. Aprobación de facturas
Al recibir una factura, el flujo lee su importe total (Total Amount) y la tabla maestra de la col...
Flujos. Gestión de contratos
Cuando se incorpora un contrato, el flujo crea una tarea de revisión para el responsable. Si el r...
Flujos. RRHH
El flujo de RRHH cubre la selección de personal: desde que un director abre un proceso de selecci...
Exportación de datos (solo Essential+)
Esta funcionalidad solo está disponible en Waidok Essential+. La exportación de datos genera un a...
Programación automática de exportaciones (solo Essential+)
Esta funcionalidad solo está disponible en Waidok Essential+. La programación automática permite ...
Panel de control
El Panel de control (Control Panel), en la parte inferior del menú lateral, agrupa la administrac...
Panel de control. Usuarios
La pestaña Usuarios (Users) lista los usuarios de la aplicación. Como todo el Panel de control, s...
Papelera y notificaciones
En la parte superior derecha del marco hay tres accesos: la papelera (elementos eliminados), la c...
Búsqueda
La barra de búsqueda superior localiza contenido en toda la aplicación: Elija el ámbito en el sel...
Comparativa Essential y Essential+
Funcionalidad Essential Essential+ Dashboard Sí Sí Explorador de documentos Sí Sí Búsqueda simple...